Das Retention Management für Dokumente in ImageMaster stellt Operationen zur Verfügung, um den Lebenszyklus von Dokumenten zu verwalten. Aufbewahrungspläne können definiert werden, die einen Löschschutz oder den Schutz vor Veränderung von Dokumenten innerhalb einer vorgegebenen Zeitspanne festlegen. Als Aktion eines Planes kann auch die automatische Löschung eines Dokuments unter bestimmten Umständen vorgesehen werden, typischerweise nach Ablauf einer rechtlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist („Retention Period“).
Das ImageMaster Retention Management ist kompatibel zur Retention Management Funktionalität von Amazon S3, ECS, Hitachi HCP und NetApp SnapLock. Diese Art des Schutzes ist stärker als das Berechtigungsmanagement, da eine Umgehung eines solchen Schutzes, beispielsweise durch vorzeitiges Aufheben eines Löschschutzes, nur schwer möglich ist oder gar nicht unterstützt wird.
Aktionen in Plänen können zeitgesteuert ausgelöst oder projektspezifisch gestaltet werden. Eine Aktion kann durch ein vordefiniertes Ereignis ausgelöst werden, beispielsweise wenn sich ein Attributwert eines Dokuments ändert.
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Oftmals gibt es eine gesetzliche Frist zur Mindestaufbewahrungsdauer:
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Das Handels- und Steuerrecht verlangt die Aufbewahrung von Akten.
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Daten müssen aus Versicherungs- oder Haftpflichtgründen aufbewahrt werden.
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Der Datenschutz muss beispielsweise der DSGVO im EU-Recht entsprechen:
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Nutzerspezifische Daten dürfen nur aufbewahrt werden, solange ein relevanter Grund besteht.
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Generell wird das Ziel verfolgt, Risiken zu minimieren, zum Beispiel:
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Das Aufbewahren unnötiger Daten birgt ein unnötiges Risiko, dass die Daten an Hacker weitergegeben werden.
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Im Rahmen des Mäßigungsrechts vor Gericht können Risiken reduziert werden.
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