Links zu Dokumenten versenden

Sie können Links auf Dokumente per E-Mail versenden:

  1. Wählen Sie das Dokument aus, das Sie versenden wollen.

  2. Erweitern Sie das Menü Dokument direkt in der Trefferliste oder gehen Sie in die Dokumentenvorschau (Kapitel Die Dokumentenvorschau) oder die Dokumentenansicht (Kapitel Die Dokumenten-Detailansicht).

  3. Wählen Sie Teilen und Link Versenden aus.

    Ein Dialog zum Versenden wird im lokalen E-Mail-Programm geöffnet. Der Name des Empfängers ist mit dem aktuell angemeldeten Benutzernamen ausgefüllt.

  4. Passen Sie die E-Mail wie gewünscht an, und klicken Sie auf Senden.

Der anfänglich vorbelegte E-Mail Inhalt basiert auf einer Vorlage, die über die Systemadministration global angepasst werden kann.

Links werden in Form von HTML-Hyperlinks verschickt, die für 24 Stunden gültig bleiben und eine Anmeldung an ImageMaster erfordern. Nach erfolgreicher Anmeldung wird der Benutzer auf das Dokument umgeleitet und der Link wird ungültig. Wenn der Benutzer keine Zugriffsberechtigung auf das Dokument hat, wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.

Der Link zeigt auf die genaue Version des Dokuments (ImageMaster „Revision”), die für den Anwender zu dem Zeitpunkt sichtbar ist, zu dem der Link verschickt wird.

Wenn das Dokument danach aktualisiert wird (was die „latest revision” verändert), zeigt der Link immer noch auf die ältere Version (im Sinne von ImageMaster zielt er nicht auf die „latest revision”). Für den Empfänger eines Links kann dies mehrere Seiteneffekte haben:

  • Ein Fehler wird gemeldet, weil der Empfänger nicht die Berechtigung hat, die veraltete Version einzusehen.

  • Der Empfänger sieht eine veraltete Version und ist sich ggf. nicht bewusst, dass eine Version neueren Datums existiert. Aktionen auf dieses veraltete Dokument werden evtl. nicht unterstützt oder haben einen unerwünschten Effekt.