Die Dokumentenvorschau

Um eine Dokumentenvorschau anzuzeigen, klicken Sie auf einen Eintrag in der Trefferliste (vgl. Kap. Die Trefferliste). Je nach Konfiguration kann die Vorschau entweder im Überlagerungsbereich, im festen Bereich auf der rechten Seite oder im unteren Bereich des Suchraums angezeigt werden (vgl. auch Layout).

Im oberen Bereich der Dokumentvorschau können mehrere Funktionselemente angezeigt werden wie die Anlagenliste, der Sperrstatus, Aufgabenbereich (siehe Abwickeln von Aufgaben (ImageMaster BPM)), Akteninformationen (gemäß Thema Akten) und verschiedene Optionen.

Das Vorschaufenster enthält die folgenden Tabs:

  • Anhangsvorschau

  • Metadaten (Attribute mit Werten)

  • Aufgaben (angezeigt, wenn ImageMaster Business Process Management lizenziert und konfiguriert ist)

    Alle für das aktuelle Dokument verfügbaren Aufgaben werden angezeigt. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Aufgabenansicht (zu einer Aufgabe).

Sie können ein Tab schließen, indem Sie auf das Kreuzzeichen für das entsprechende Tab klicken. Sie können später ein Tab erneut anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche „Plus“ klicken und das entsprechende Kontrollkästchen auswählen.

Berücksichtigen Sie auch die Hinweise im Kapitel Dokumentenvorschau und Ausdruck über den integrierten Viewer.

Es wird die neueste Version („Revision“) des Dokuments angezeigt. Wenn das Dokument vom aktuellen Benutzer gesperrt ist, bezieht sich die Vorschau auf seinen zuletzt in ImageMaster gespeicherten Arbeitsstand. Im Gegensatz dazu sieht ein anderer Anwender die zuletzt eingecheckte Version des Dokuments. Für weitere Details zu Dokumentsperren siehe Kapitel Dokumente zur Bearbeitung sperren (aus- und einchecken).

Wenn das Dokument gesperrt ist, führen Sie den Mauszeiger über das Schloss-Symbol, um weitere Informationen einzusehen, wie den aktuellen Bearbeiter und den Zeitpunkt der Sperre.

Wenn ein Geschäftsprozess (Workflow) für das Dokument aktiv ist, wird die entsprechende Markierung tree marker angezeigt.

Dokumentenvorschau mit folgenden Elementen von oben nach unten: Funktionsmenüs und Registerkarten für eine Vorschau des Dokumentanhangs, Indexwerte (ausgewählt) und Aufgaben

Abbildung 1041: Dokumentenvorschau

Wenn in der Trefferliste mehrere Dokumente ausgewählt sind, ist es möglich, diese gleichzeitig zu bearbeiten.

Aktionen in der Dokumentenvorschau

In der Dokumentenvorschau sind folgende Aktionen verfügbar:

  • Dokument

    • Öffnen öffnet jedes der ausgewählten Dokumente in einer neuen Dokumentenansicht (Die Dokumenten-Detailansicht), ist nur aktiv, wenn mindestens ein Eintrag in der Trefferliste ausgewählt ist.

    • Aktualisieren aktualisiert die Dokumentdaten in der Anzeige, z.B. wenn das Dokument zwischenzeitlich durch einen anderen Anwender verändert wurde. Sie können auch nochmals auf die Zeile in der Trefferliste klicken, um zu aktualisieren.

    • Bearbeiten öffnet alle ausgewählten Dokumente zum Attribute bearbeiten.

    • Auschecken sperrt Dokumente für andere Anwender und erlaubt Ihnen die Bearbeitung (Dokumente zur Bearbeitung sperren (aus- und einchecken)). Dokumente werden in der Ansicht „Gesperrte Dokumente“ angezeigt (vgl. Struktur der Dokumentenansicht).

    • Referenzen anzeigen öffnet das referenzierte Dokument in der Dokumentdetailansicht. Wenn auf mehrere Dokumente verwiesen wird, wird das Fenster mit der Liste der referenzierten Dokumente angezeigt. Wählen Sie die zu öffnenden Dokumente aus und klicken Sie auf Öffnen.

    • Kopieren erzeugt ein neues Dokument und kopiert Attributwerte des aktuell gewählten Dokuments (nicht verfügbar für Mehrfachauswahl). Die Anhänge aus dem Original-Dokument werden nicht kopiert (vgl. Dokumente kopieren).

    • Verlauf anzeigen öffnet einen Dialog mit einer Trefferliste, in der alle nach Datum sortierten Revisionen mit zusätzlichen Informationen zu Erstellungsdatum, Änderungsdatum, Benutzererstellung, Ändern von Benutzer- und Anhangsnamen angezeigt werden.

    • Lesezeichen erstellt ein Lesezeichen für das Dokument (Such-Lesezeichen).

    • Drucken druckt Details und Inhalt des Dokuments (vgl. Dokumente drucken).

    • Anhänge Herunterladen lädt Anhänge des aktuell ausgewählten Dokuments herunter (Anhänge herunterladen).

    • Original-Anhänge anzeigen / Anhang Standardansicht zeigt die Originaldatei in Fällen, in denen ansonsten eine konvertierte Version wiedergegeben wird. Dies erfordert eine entsprechende Berechtigung.

    • Audit Log anzeigen zeigt die Audit Protokolle an (siehe Audit trail in [UM AdminClient]).

    • Legal Hold ermöglicht das Setzen oder Anzeigen eines Legal Holds:

    • Aufbewahrungspläne anzeigen zeigt Aufbewahrungspläne für das Dokument an (vgl. Aufbewahrungspläne anzeigen).

    • Exportieren speichert das Dokument als ZIP-Datei (vgl. Dokumente exportieren).

    • Versenden ermöglicht das Verschicken per E-Mail:

    • Löschen entfernt das ganze Dokument (Dokumente löschen).

  • Postbox

    Auf das unten beschriebene Menü kann nur in einer benutzerdefinierten Umgebung zugegriffen werden, in der die ImageMaster Postbox-Lösung installiert und lizenziert wurde.

    • Postzustellung einplanen plant Dokumente für die Postzustellung ein und leitet sie an einen zentral organisierten Druck- und Postversanddienst weiter. Ein solcher maßgeschneiderter Service muss im Voraus eingerichtet werden. Diese Aktion ist nur verfügbar, wenn kein Druckdatum oder internes Kopieretikett festgelegt wurde. In der Regel steht sie einem Kundenbetreuer zur Verfügung.

  • Liste der Anhänge

    Wenn das Dokument mehrere Anhänge enthält, wird die Liste der Anhänge angezeigt. Um den Dateiinhalt eines angehängten Dokuments anzuzeigen, wählen Sie den entsprechenden Anhang in der Liste aus und erweitern Sie den Bereich Anhangvorschau. Weitere Informationen finden Sie in Öffnen eines Anhangs mit Dokumentvorschau.

    Um alle Anhänge anzuzeigen, wählen Sie die Option Dokument öffnen, um alle Anhänge anzuzeigen. Das Dokument wird in der Dokumentansicht geöffnet.

Dies ist nur mit vorkonfigurierten 3D-Dokumenttypen möglich, wenn der Anwender genügend Berechtigungen hat, und der 3D-Viewer zusammen mit den ImageMaster Content Services for 3D Structures eingerichtet wurde.

  • In 3D-Viewer öffnen öffnet den Anhang im externen 3D-Viewer. Dieser Vorgang kann etwas dauern, da im Hintergrund mehrere Dateien aus dem Archiv geholt werden müssen. Sobald die Visualisierung möglich ist, erhält der Anwender eine Meldung mit einem Link zum Öffnen.

  • Referenzen anzeigen öffnet ein Fenster mit einer 3D-Struktur, die als Baum angezeigt wird. Folgende Tabs stehen zur Verfügung:

    • Struktur zeigt die Struktur des 3D-Dokuments in einer Baumstruktur an.

    • Where Used zeigt den Baum der übergeordneten Dokumente ab dem ausgewählten Dokument an.

  • Download lädt eine komprimierte 3D-Dateistruktur im lokalen System herunter.

  • Export erstellt eine Exportdateistruktur in einem Verzeichnis auf einem vorkonfigurierten Server.

  • Litigation Export erstellt eine Exportstruktur basierend auf einem Zeitintervall über den Parameter Litigation Time.

Export (auch der Litigation Export) und Download können eine zusätzliche Verifizierungsprozedur beinhalten, die den Signatur Service benötigt. Dabei werden alle Dateien, die mit einer Signatur oder einem Zeitstempel archiviert wurden, auf Gültigkeit geprüft.

Jede Art von Export wird im Hintergrund durchgeführt (vgl. auch Dokumente exportieren). Optional kann eine E-Mail-Adresse angegeben werden, um einen Anwender zu benachrichtigen, wenn der Export bereit steht. (Dies erfordert, dass ImageMaster mit einer Verbindung zu einem E-Mail-Server des Unternehmens eingerichtet wurde.)

Einige der oben genannten Aktionen können aufgrund von Berechtigungen oder dem aktuellen Sperrstatus eines Dokuments fehlen.