Starten eines Workflows (ImageMaster BPM)

ImageMaster Business Process Management (BPM) dient zum Erstellen, Verfolgen, Bearbeiten, Speichern und Verwalten von Dokumenten, die mit einem Geschäftsprozess verknüpft sind. Benutzer mit ausreichenden Berechtigungen können einen Workflow-Prozess starten. Ein Workflow ist eine Abfolge von Aufgaben, in der ein zugehöriger Datensatz verarbeitet wird.

So starten Sie den Workflow

1. In der Dokumentvorschau oder Dokumentansicht: Erweitern Sie das Pulldown-Menü Workflow und wählen Sie die Funktion Workflow starten. Wenn nur ein Workflow konfiguriert ist, wird dessen Name direkt auf der Schaltfläche angezeigt. Wenn mehrere Workflows verfügbar sind, wählen Sie den gewünschten aus dem Untermenü aus.

2. Das Formular Workflow Starten wird in einem überlagernden Fenster geöffnet.

   Beachten Sie, dass die Workflow-Funktionalität kundenspezifisch ist und von Ihrer Konfiguration abhängt. Die unten gezeigten Felder sind nur Beispiele und hängen auch vom ausgewählten Workflow ab.

   

   Abbildung 1065: BPM – Dialog zum Starten eines Workflows

3. Passen Sie die Felder wie gewünscht an und klicken Sie auf die Schaltfläche Start, um fortzufahren. Bei Erfolg wird eine entsprechende Meldung angezeigt und der Workflow ist unter Meine Aufgaben verfügbar.

So zeigen Sie die Aufgaben an

1. Wechseln Sie zur Dokumentdetailansicht oder Dokumentvorschau, erweitern Sie das Pulldown-Menü Workflow und wählen Sie im Menü die Option Aufgaben anzeigen aus.

2. Der Bereich Meine Aufgaben wird geöffnet und zeigt Aufgaben für das aktuell ausgewählte Dokument an. Weitere Details finden Sie unter Abwickeln von Aufgaben (ImageMaster BPM).

So zeigen Sie ein Workflow-Diagramm an

1. Wechseln Sie zur Dokumentdetailansicht oder Dokumentvorschau, erweitern Sie das Pulldown-Menü Workflow und wählen Sie im Menü die Option Diagramm anzeigen aus.

2. Das Workflow-Diagramm wird in einem überlagernden Fenster angezeigt:

   

   Abbildung 1066: BPM – Workflow-Diagramm mit Prozessschritten

   Das Diagramm zeigt die einzelnen Prozessschritte.

3. Halten Sie mit dem Mauszeiger eine beliebige Stelle im Diagramm gedrückt, um es zu verschieben. Halten Sie zum Vergrößern und Verkleinern die STRG-Taste gedrückt und verwenden Sie das Mausrad.

4. Klicken Sie zum Schließen des Fensters auf das Kreuz in der oberen rechten Ecke des Fensters.

So zeigen Sie den Workflow-Verlauf an

1. Wechseln Sie zur Dokumentdetailansicht oder Dokumentvorschau, erweitern Sie das Pulldown-Menü Workflow und wählen Sie im Menü die Option Verlauf anzeigen aus.

2. Der Verlauf wird in einem überlagernden Fenster angezeigt:

   

   Abbildung 1067: BPM – Workflow-Historie mit Verlauf zu abgeschlossenen Prozessschritten

   Der Verlauf zeigt eine Übersicht, die den Dokumentenstatus mit dem Status von Workflow und Aufgaben kombiniert:

   • Zeit: Datum und Uhrzeit zur letzten Ausführung der Operation

   • Operation: eine Operation abhängig von der Kategorie

     • Eine Aufgabe kann von einem Benutzer z.B. angenommen oder fertiggestellt werden.

       Im Falle einer Fertigstellung kann für die Operation ein zusätzlicher, finaler Status angezeigt sein, wie z.B. „genehmigt“ oder „abgelehnt“.

     • Ein Workflow kann gestartet oder beendet werden.

     • Ein Dokument kann erzeugt oder aktualisiert werden.

   • Kategorie: „Aufgabe“, „Workflow“ oder „Dokument“

     Die Kategorie bestimmt, welche Operationen möglich sind.

   • Benutzer: der Anzeigename eines Benutzers oder eines automatisierten Jobs, der eine Operation initiiert hat

   • Workflow: der Name des Workflows, der mit einem Ablauf bestimmter Aufgaben verbunden ist

     Für die Kategorie „Dokument“ kann das Workflow Feld leer sein, da eine Operation auf ein Dokument außerhalb eines Workflows angestoßen werden kann.

   • Aufgabe: ein Schritt in einem Workflow, der von einem Benutzer abgewickelt wird

     Die zuletzt ausgeführte Aufgabe wird für Einträge der Kategorie „Aufgabe“ angezeigt.

3. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.