Attribute bearbeiten

In der Dokumentenansicht können Sie die Attribute entweder für ein geöffnetes Dokument, oder gemeinsam für mehrere Dokumente (siehe Abschnitt „Mehrere Dokumente bearbeiten“) bearbeiten.

Um die Attribute von bestehenden Dokumenten zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie Dokumente in der Dokumentenansicht / Dokumentenvorschau  (vgl. Kapitel Die Dokumentenvorschau und Die Dokumenten-Detailansicht) oder wählen Sie die zu bearbeitenden Dokumente in der Trefferliste aus.

    (Die Massenbearbeitung ist nicht in der Dokumentenvorschau verfügbar.)

  2. Erweitern Sie das Menü Dokument und wählen Sie die Funktion Bearbeiten aus dem Menü aus.

  3. Passen Sie die Feldanzeige und die Attributwerte je nach Bedarf an (vgl. Abbildung unten).

  4. Bestätigen Sie die Änderungen mit Speichern.

Erst durch Klick auf Speichern wird das Dokument im Archiv verändert bzw. es wird eine neue Version des Dokuments mit den modifizierten Attributen erzeugt, ansonsten gehen Ihre Änderungen verloren!

Editierbare Dokumentattribute im rechten unteren Bereich und Buttons zum Speichern oder Abbrechen unten

Abbildung 1072: Veränderung von Attributen

Pflichtfelder

Die Angabe von gewissen Attributen kann verpflichtend sein. Pflichtfelder in denen Eingaben vorgenommen werden müssen, sind mit einem Stern am Feldnamen markiert.

Leeres Eingabefeld markiert als Pflichtfeld mit einem hochgestellten Sternchen und einer Fehlermeldung darunter, dass das Feld obligatorisch ist und nicht leer sein darf

Abbildung 1073: Meldung bei fehlender Pflichtangabe

Validierung des Eingabeformats

Der WorkplaceClient überprüft das Eingabeformat und unterscheidet grundlegende Feldtypen wie typischerweise Text, Zahl oder Datum. Eine entsprechende Meldung wird im Fehlerfall angezeigt:

Eingabefeld für eine Nummer, in dem ein Begriff aus Buchstaben eingetragen ist, mit der Fehlermeldung darunter: "Bitte eine Zahl eingeben!"

Abbildung 1074: Meldung bei falschem Eingabeformat

Eingabe von Mehrfachwerten für Attribute

Für Attribute, die mehrfache Werte zulassen, können zur Eingabe weitere Felder geöffnet werden. Klicken Sie dazu auf das Plus-Symbol, das rechts vom Feld positioniert ist:

Zwei Zustände eines Einagabefelds zu einem Attribut: Ein einzelnes Feld

Zwei Zustände eines Einagabefelds zu einem Attribut: Ein einzelnes Feld wird auf mehrere Felder durch Klick auf das Plus-Symbol erweitert

Abbildung 1075: Eingabe von Mehrfachwerten bei der Dokumentindexierung

Wenn Sie die Eingabetaste in einem Eingabefeld mit Mehrfachwerten drücken, wird der Fokus auf das nächste Eingabefeld verschoben. Wenn der Fokus auf dem letzten Feld mit mehreren Werten liegt, wird automatisch ein neues Eingabefeld erstellt.

Wenn Sie einen Wert, der mehrere Elemente enthält, die durch Zeilenumbruchs-Zeichen getrennt sind (z. B. Spalten aus einer Excel-Datei) in ein Eingabefeld einfügen, werden mehrere Eingabefelder mit Werten erzeugt (ein Eingabefeld pro Element). Wenn die Anzahl der kopierten Werte die maximale Anzahl der Eingabewerte überschreitet, werden die zusätzlichen Werte ignoriert.

Um das zusätzliche Eingabefeld wieder zu entfernen, klicken sie auf das Symbol mit dem Minuszeichen. Wenn die maximale Anzahl von Eingabewerten erreicht ist, wird das Plus-Symbol durch das Minus-Symbol ersetzt.

Suche Sie nach referenzierten Attributen

Wenn das Dokument auf Dokumente verwiesen hat, können Sie das Verbindungsattribut durchsuchen, um Folgendes abzurufen:

Das Verbindungsattributfeld mit dem Lupensymbol daneben

Abbildung 1076: Das Verbindungsattribut

Das Suchfenster wird geöffnet. Passen Sie die Felder wie gewünscht an und klicken Sie auf Suchen:

  1. Klicken Sie auf das Suchsymbol neben dem Feld für das Verbindungsattribut.

  2. Das Suchfenster wird geöffnet. Wählen Sie den konfigurierten Dokumenttyp aus der Liste aus. Passen Sie die Felder wie gewünscht an und klicken Sie auf Suchen:

    3. Dialog zur Suche über das Verbindungsattribut mit den Eingabefeldern für Attribute den Schaltflächen "Suchen" und "Abbrechen"

    Abbildung 1077: Suche nach Verbindungsattribut

  3. Die Suchergebnisse werden im Fenster angezeigt. Wählen Sie das Verbindungsattribut aus der Liste aus und klicken Sie auf Auswählen.

    Dialog zur Auswahl des Verbindungsattributs mit der Trefferliste und den Schaltflächen "Auswählen" und "Abbrechen"

    Abbildung 1078: Verbindungsattribut-Suchergebnisse

  4. Der Verbindungsattributwert wird für das bearbeitete Dokument festgelegt.

Mehrere Dokumente bearbeiten

Sie können mehrere Dokumente gemeinsam bearbeiten, d.h. Sie können nur die Felder ändern, die für alle Dokumente zusammenfallen. Um mehrere Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. In der Trefferliste wählen Sie mehrere Einträge aus mit Hilfe der Kontrollkästchen in der ersten Tabellenspalte (Kap. Die Trefferliste).

  2. Erweitern Sie das Menü „Dokument“ und wählen Sie die Funktion Bearbeiten aus dem Menü aus.

  3. Es wird ein spezielles Panel für den Mehrfachbearbeitungsmodus angezeigt, in dem Sie neue Werte eingeben können.

Im Mehrfachbearbeitungsmodus werden nur die Feldwerte angezeigt, die in allen Dokumenten gesetzt werden. Leere Felder deuten an, dass es unter den Dokumenten unterschiedliche Werte gibt. Wenn Sie einen Feldwert eingeben oder ändern, wird er beim Speichern allen geöffneten Dokumenten zugewiesen, während die Felder, die Sie nicht editieren, für alle Dokumente unverändert bleiben. Das Panel mit angehängten Dateien wird nicht im Mehrfachbearbeitungsmodus angezeigt.