Die Trefferliste

Nach Ausführen einer Suche (vgl. Kap. Suche Durchführen) werden die entsprechenden Ergebnisse im Arbeitsbereich angezeigt.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Suchergebnisse anzuzeigen:

  • Tabellenansicht (Standard)

  • Miniaturansicht

Elemente im oberen Bereich einer Trefferliste von links nach rechts: Dreiecke nach links und rechts, um zwischen Seiten zu blättern; mehrere Aktionsmöglichkeiten nebeneinander, darunter: "Typen" um zwischen Trefferlisten von Dokumenttypen zu wechseln; Aktion "Spalten" ganz rechts zum Ein- und Ausblenden von Spalten; unter den Aktionen: Kopfzellen zu jeder Spalte zum Sortieren und Filtern

Abbildung 1036: Suchergebnisse in einer Tabellenansicht

Wenn die Suche für mehrere Dokumenttypen durchgeführt worden ist, enthält die Trefferliste mehrere Tabs, d. h. pro Dokumenttyp wird ein Tab mit entsprechenden Treffern eingeblendet. Das Tab enthält den Namen des Dokumenttyps und kann (falls vom Administrator aktiviert) auch die Anzahl der jeweiligen Treffer enthalten (wobei die Gesamtanzahl der Treffer in einer Volltextsuche aus technischen ggf. nicht verfügbar sein kann). Wenn das Ergebnis mehr als drei Dokumenttypen enthält, enthält das Hauptmenü einen einzelnen Menüeintrag mit der Beschriftung „Typen“, der Zugriff auf alle beteiligten Typen im erweiterbaren Menü bietet. Wenn die Suche für mehrere Dokumenttypen durchgeführt wurde, wird der Menüpunkt Typen mit der Hintergrundfarbe hervorgehoben.

Durch Klicken auf einen Dokumenttyp wird die Trefferliste für den jeweiligen Typ geändert.

Sie können die Anzeige der Spaltenreihenfolge per Drag & Drop anpassen.

Nach einem Einfachklick auf einen Treffer, d. h. auf eine Zeile in der Liste, erscheint ein entsprechender Dokumenteintrag in der erweiterbaren Dokumentenvorschau (vgl. Kap. Die Dokumentenvorschau) rechts von der Trefferliste. Oben in der Ansicht wird ein Pfad angezeigt mit der Dokumentkennung. Es ist möglich, das Standardlayout zu ändern, um z. B. die Dokumentvorschau im unteren Bereich des Suchraums anzuzeigen (siehe Abschnitt Layout).

Klicken Sie auf einen der angezeigten Anhang Marker, um Anhänge im erweiterbaren Bereich anzuzeigen. Alle verfügbaren Anhänge werden als Links unter dem aktuell ausgewählten Dokument in der Trefferliste angezeigt. Sie können zwischen den Anhängen wechseln, die in der Vorschauansicht angezeigt werden sollen, indem Sie den entsprechenden Anhang in der Liste auswählen.

Über einen Doppelklick auf einen Treffer lässt sich die Dokumentenansicht öffnen (vgl. Kap. Die Dokumenten-Detailansicht). Zudem können folgende Funktionen in der Trefferliste ausgeführt werden:

  • Wechseln zwischen den Dokumenttypen für typspezifische Ergebnislisten

  • Sortierung von Treffern (vgl. Kap. Sortierung und Filterung der Listen)

  • Durchführen von Aktionen auf Dokumente einer Trefferliste

  • Nächste / vorherige Trefferseite anzeigen: Wenn die Trefferanzahl ein vorgegebenes Limit erreicht, werden die Ergebnisse auf Seiten unterteilt, zwischen denen man blättern kann. Dabei kann auch der aktuell sichtbare Trefferbereich angezeigt werden:

    Von links nach rechts: Dreieck mit Spitze nach links, angezeigter Trefferbereich, Dreick mit Spitze nach rechts

    Abbildung 1037: Gesamtzahl der Seiten in der Trefferliste

    In einer Volltextsuche fehlt die Angabe des Trefferbereichs aus technischen Gründen.

  • Tastenkombinationen für das Dokumentmenü sind verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Menü-Shortcuts. Standardmäßig werden die folgenden Optionen angezeigt:

    • Rufen Sie Filter für Spalten auf, indem Sie auf das Symbol „Filter anzeigen“ klicken (siehe Kapitel Sortierung und Filterung der Listen):

      • Filtertrichter

    • Klicken Sie auf das Symbol „Aktualisieren“, um das aktualisierte Dokument anzuzeigen, wenn es geändert wurde:

      Kreisförmiger Pfeil im Uhrzeigersinn

      Sie können auch erneut auf die Dokumentzeile in der Trefferliste klicken, um sie zu aktualisieren.

    • Drucken Sie die Details und den Inhalt der ausgewählten Dokumente aus, indem Sie auf das Symbol „Drucken“ klicken (siehe Kapitel Dokumente drucken):

      • Drucker

  • Um die aktuelle Trefferliste in einem neuen Overlay-Fenster zu öffnen, klicken Sie auf das Symbol „Suchergebnisse in einem zusätzlichen Browser-Tab öffnen“:

    grid with multiple columns and rows

    Das neue Browserfenster ist unabhängig von den Such- und Trefferlisten im Hauptfenster von ImageMaster und kann wie jedes andere Browserfenster verschoben werden (z. B. auf einen anderen Monitor, um verschiedene Ergebnismengen zu vergleichen).

  • Die Trefferlistenansicht kann von der Tabellenansicht in die Miniaturansicht geändert werden. Klicken Sie auf das Symbol „Ansichtsmodus ändern“, um zwischen verschiedenen Ansichten zu wechseln:

    grid with multiple columns and rows

    Die Funktionalität ist nur verfügbar, wenn sie von Ihrem Systemadministrator konfiguriert wurde.

    Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen, um die Ansicht zu ändern:

    • Klassische Tabellenansicht (standardmäßig angezeigt)

    • Miniaturansicht mit kleiner Bildvorschau (Thumbnail)

      Es wird eine Vorschau auf den Dokumentanhang gezeigt, der als primär gekennzeichnet ist (mit der Dokumentkennung darunter). Weitere Informationen zum Markieren von Anhängen als primär finden Sie unter Arbeiten mit Anhängen von Dokumenten.

      die Suchergebnisse in der Miniaturansicht in 3 Zeilen und 3 Spalten organisiertt

      Abbildung 1038: Suchergebnisse in der Miniaturansicht

      Mit dem Skalenzeiger können Sie den Maßstab der Miniaturansicht verändern.

      Erweitertes Ansichtsänderungsmenü mit Optionen Tabellenansicht und Miniaturansicht und dem Gleiter zum Ändern der Größe der Miniaturansichten

      Abbildung 1039: Skalenzeiger für die Miniaturansicht

    Die Auswahl in beiden Ansichten funktioniert identisch und ist synchronisiert. (Bei Ansichtswechsel wird dasselbe Dokument ausgewählt.)

  • Ein- / Ausblenden vordefinierter Spalten

    Klicken Sie auf das Symbol „Spalten bearbeiten“:

    Symbol für vertikalen geteilten Bildschirm

    Überprüfen Sie die Spalten, die im geöffneten Fenster angezeigt werden sollen. Die Liste enthält nur Spalten, die für die Trefferliste als sichtbar definiert wurden.

    Klicken Sie auf die Schaltfläche Spaltenlayout zurücksetzen, um das Standardlayout der Trefferliste wiederherzustellen.

Dokument Marker

Die Trefferliste kann Spalten mit Markern unterschiedlicher Typen enthalten:

  • System Marker

    • Marker mit Sperrstatus weist darauf hin, dass das Dokument gegenwärtig durch einen anderen Benutzer zur Bearbeitung gesperrt ist. Der Benutzername und das Datum der Sperre werden in einem Tooltip angezeigt (siehe Dokumente zur Bearbeitung sperren (aus- und einchecken) für Informationen zum Sperren von Dokumenten).

    • Anhang Marker zeigt an, ob ein Dokument Anhänge enthält.

    • Symbolmarkierung für Anhänge zeigt das Dateisymbol des ersten Anhangs an, wenn das Dokument über genau einen Anhang verfügt oder ein Symbol, das mehrere Anhänge symbolisiert.

      Wenn Sie auf die zusammengesetzte Dokumentmarkierung klicken, wird das erweiterbare Bedienfeld mit einer Baumstruktur untergeordneter Dokumente geöffnet.

    • Untergeordnete Dokumente Marker gibt an, ob ein Dokument untergeordnete Links enthält. Wenn Sie auf die zusammengesetzte Dokumentmarkierung klicken, wird das erweiterbare Bedienfeld mit einer Baumstruktur von Links zu untergeordneten Dokumenten geöffnet (siehe Einen untergeordneten Link hinzufügen).

    • Schutz Marker gibt an, ob ein Dokument mindestens einen geschützten Anhang enthält (z. B. durch Unterschrift, Zeitstempel, Beweisaufzeichnung).

  • Dokumenttyp Marker

    Bei einem solchen Marker handelt es sich um ein vordefiniertes Symbol, das in Abhängigkeit von Attributwerten eingeblendet werden kann. Die Trefferliste enthält eine zusätzliche Spalte mit dem aktiven Marker. Im Beispiel unten wird ein entsprechendes Symbol in der Marker-Spalte angezeigt, wenn der Attributwert „E-version“ auf „ja“ gesetzt ist. Ggf. erscheinen auch Zusatzinformationen zur Bedeutung des Markers im Tooltip:

    Einträge in einer Trefferliste mit Besipel Dokumenttyp Marker "E-version"

    Abbildung 1040: Dokumenttyp-Marker Beispiel „E-version“

Aktionen auf Dokumente in der Trefferliste

Im oberen Bereich der Suchergebnisse in einer Tabellenansicht gibt es weitere Menüs für Aktionen auf ausgewählte Elemente:

  • Trefferliste

    In der Miniaturansicht der Suchergebnisse sind einige der Aktionen möglicherweise nicht verfügbar.

    Tastenkombinationen für das Trefferlistenmenü sind verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Tastaturnavigation.

    • Filter ein / aus blendet den Filter ein oder aus.

    • Such-Lesezeichen ermöglicht das Erstellen eines Such-Lesezeichens für die aktuelle Suche.

    • Export erlaubt das Exportieren von Dokumenten (vgl. Dokumente exportieren).

    • Alle Zeilen reduzieren schließt das erweiterbare Bedienfeld, das durch das Klicken auf die Marker geöffnet wird.

      Die Funktion ist verfügbar, wenn für den Dokumenttyp ein Marker existiert, der ein erweiterbares Panel öffnet (z.B. Anhang Marker).

    • Aktualisieren aktualisiert die Trefferliste.

  • Dokument

    Tastenkombinationen für das Dokumentmenü sind verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Tastaturnavigation.

    • Neu öffnet den Dialog zum Erstellen eines Dokuments zum aktuell ausgewählten Dokumenttyp (vgl. Neues Dokument erstellen), ist deaktiviert, wenn der Benutzer nicht berechtigt ist, Dokumente für den ausgewählten Dokumenttyp zu erstellen.

    • Öffnen öffnet jedes der ausgewählten Dokumente in einer neuen Dokumentenansicht (Die Dokumenten-Detailansicht), ist nur aktiv, wenn mindestens ein Eintrag in der Trefferliste ausgewählt ist.

    • Bearbeiten öffnet alle ausgewählten Dokumente zum Attribute bearbeiten.

    • Auschecken sperrt Dokumente für andere Anwender und erlaubt Ihnen die Bearbeitung (Dokumente zur Bearbeitung sperren (aus- und einchecken)). Dokumente werden in der Ansicht „Gesperrte Dokumente“ angezeigt (vgl. Struktur der Dokumentenansicht).

    • Kopieren erzeugt ein neues Dokument und kopiert Attributwerte des aktuell gewählten Dokuments (nicht verfügbar für Mehrfachauswahl). Die Anhänge aus dem Original-Dokument werden nicht kopiert (vgl. Dokumente kopieren).

    • Referenzen anzeigen öffnet das referenzierte Dokument in der Dokumentdetailansicht. Wenn auf mehrere Dokumente verwiesen wird, wird das Fenster mit der Liste der referenzierten Dokumente angezeigt. Wählen Sie die zu öffnenden Dokumente aus und klicken Sie auf Öffnen.

    • Drucken druckt Details und Inhalt des Dokuments (vgl. Dokumente drucken).

    • Versenden ermöglicht das Verschicken per E-Mail:

    • Exportieren speichert das Dokument als ZIP-Datei (vgl. Dokumente exportieren).

    • Legal Hold setzen (schützt das Dokument vor dem Löschen)

    • Löschen entfernt das ganze Dokument (Dokumente löschen).

  • Layout

    • Suchkriterien anheften / Suchkriterien lösen

      Wenn die Aktion ausgewählt wird, wird das Suchkriterien-Panel auf der linken Seite der Benutzeroberfläche verankert.

    • Dokumentvorschau rechts anheften / Dokumentvorschau lösen

      Wenn die Aktion ausgewählt wird, wird das Dokumentvorschau-Panel auf der rechten Seite der Benutzeroberfläche verankert. Dadurch bleibt das Dokument sichtbar, während man durch andere Teile der Anwendung navigiert, was das Multitasking und die Workflow-Effizienz verbessert.

    • Dokumentvorschau unten anheften / Dokumentvorschau lösen

      Wenn die Aktion ausgewählt wird, wird das Dokumentvorschau-Panel auf der unteren Seite der Benutzeroberfläche verankert.

  • Postbox

    Auf das unten beschriebene Menü kann nur in einer benutzerdefinierten Umgebung zugegriffen werden, in der die ImageMaster Postbox-Lösung installiert und lizenziert wurde.

    • Nachträglicher E-Mail Versand leitet die entsprechende E-Mail weiter. Falls keine E-Mail-Adresse konfiguriert ist, wird die Fehlermeldung angezeigt.

    • Postzustellung für ausgewähltes Dokument einplanen plant Dokumente für die Postzustellung ein und leitet sie an einen zentral organisierten Druck- und Postversanddienst weiter. Ein solcher maßgeschneiderter Service muss im Voraus eingerichtet werden. Diese Aktion ist nur verfügbar, wenn kein Druckdatum oder internes Kopieretikett festgelegt wurde. In der Regel steht sie einem Kundenbetreuer zur Verfügung.

  • 3D Structures

    • Dies ist nur mit vorkonfigurierten 3D-Dokumenttypen möglich, wenn der Anwender genügend Berechtigungen hat, und der 3D-Viewer zusammen mit den ImageMaster Content Services for 3D Structures eingerichtet wurde.

    • In 3D-Viewer öffnen öffnet den Anhang im externen 3D-Viewer. Dieser Vorgang kann etwas dauern, da im Hintergrund mehrere Dateien aus dem Archiv geholt werden müssen. Sobald die Visualisierung möglich ist, erhält der Anwender eine Meldung mit einem Link zum Öffnen.

    • Referenzen anzeigen öffnet ein Fenster mit einer 3D-Struktur, die als Baum angezeigt wird. Folgende Tabs stehen zur Verfügung:

      • Struktur zeigt die Struktur des 3D-Dokuments in einer Baumstruktur an.

      • Where Used zeigt den Baum der übergeordneten Dokumente ab dem ausgewählten Dokument an.

    • Download lädt eine komprimierte 3D-Dateistruktur im lokalen System herunter.

    • Export erstellt eine Exportdateistruktur in einem Verzeichnis auf einem vorkonfigurierten Server.

    • Litigation Export erstellt eine Exportstruktur basierend auf einem Zeitintervall über den Parameter Litigation Time.

    Export (auch der Litigation Export) und Download können eine zusätzliche Verifizierungsprozedur beinhalten, die den Signatur Service benötigt. Dabei werden alle Dateien, die mit einer Signatur oder einem Zeitstempel archiviert wurden, auf Gültigkeit geprüft.

    Jede Art von Export wird im Hintergrund durchgeführt (vgl. auch Dokumente exportieren). Optional kann eine E-Mail-Adresse angegeben werden, um einen Anwender zu benachrichtigen, wenn der Export bereit steht. (Dies erfordert, dass ImageMaster mit einer Verbindung zu einem E-Mail-Server des Unternehmens eingerichtet wurde.)

Einige der oben genannten Aktionen können fehlen, wenn Sie keine entsprechenden Berechtigungen haben, oder wenn das Dokument in einem gesperrten Zustand ist.