Dokumente zur Bearbeitung sperren (aus- und einchecken)

Sie können Dokumente sperren, um eine private Kopie der ausgewählten Dokumente zu bearbeiten und andere Benutzer daran zu hindern, in diesem Zustand Änderungen vorzunehmen.

So setzen Sie eine Sperre für ein Dokument indem Sie es auschecken

1. Wählen Sie ein Dokument aus, das sie zur Bearbeitung sperren wollen.

2. Gehen Sie entweder in die Dokumentenansicht (Kapitel Die Dokumentenvorschau) oder in die Dokumentvorschau (Kapitel Die Dokumenten-Detailansicht).

3. Erweitern Sie das Menü Dokument und wählen Sie Auschecken aus.

   Wenn Sie keine Rechte zur Bearbeitung haben oder das ausgewählte Dokument bereits gesperrt ist, ist die Auschecken Funktion nicht aktiviert. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an den Anwender, der die Sperre veranlasst hat oder an Ihren Systemadministrator.

4. Nach erfolgreichem Auschecken wird das Dokument im Bearbeitungsmodus angezeigt. Das bearbeitete Dokument wird auch in der Ansicht Gesperrte Dokumente aufgeführt (Liste der gesperrten Dokumente).

5. Das Symbol mit dem Vorhängeschloss wird für das Dokument angezeigt:

   

   Wenn sich der Status in der aktuellen Ansicht nicht verändert hat, wählen Sie im Pulldown-Menü „Dokument“ Aktualisieren.

   Bewegen Sie den Mauszeiger über das Vorhängeschloss, um den Benutzer, der gerade am Dokument arbeitet, anzuzeigen und die damit verbundene Sperrzeit.

   Ein Sperr-Marker wird in der Trefferliste angezeigt, wenn dies über die Systemadministration eingerichtet wurde (vgl. auch Dokument Marker).

So checken Sie ein Dokument ein und heben die Sperre auf das Dokument auf

Bearbeiten Sie das gesperrte Dokument entweder in der Dokumentenvorschau oder in der Dokumentenansicht und gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Speichern. Der folgende Dialog erscheint:

   

   Abbildung 1094: Gesperrtes Dokument speichern

   Zwei Optionen sind verfügbar:

   • Arbeitskopie speichern: Die Änderungen am Dokument werden persistent in der Arbeitskopie für den aktuellen Anwender gespeichert, aber sie werden noch nicht für andere Benutzer sichtbar und das Dokument bleibt im gesperrten Modus.

   • Speichern und Dokument einchecken: Die Änderungen des Dokuments werden gespeichert und das Dokument wird mit den Änderungen veröffentlicht und für andere Benutzer sichtbar.

2. Wählen Sie eine der beiden Optionen und klicken Sie auf Ok.

So zeigen Sie gesperrte Dokumente an

Sie können eine Liste mit allen eigenen, gesperrten Dokumenten anzeigen:

1. Gehen Sie in die Dokumentenansicht, erweitern Sie Dokumente und erweitern Sie die Ansicht Gesperrte Dokumente.

2. Alle gesperrten Dokumente werden in der Liste als Links angezeigt:

   

   Abbildung 1095: Liste der gesperrten Dokumente

3. Um ein gesperrtes Dokument zu öffnen, klicken Sie auf den entsprechenden Link. Das Dokument wird in der Dokumentenansicht geöffnet und in der Ansicht Geöffnete Dokumente aufgeführt.

So sperren Sie ein Dokument für die Bearbeitung im OfficeClient (Sonderfall)

Wenn das OfficeClient-Modul lizenziert und konfiguriert ist, kann ein ImageMaster-Dokument mit MS Office-Anhängen gesperrt und direkt in der nativen MS Office-Anwendung zum Bearbeiten geöffnet werden.

1. Wählen Sie ein Dokument aus, das sie zur Bearbeitung sperren wollen.

   (Die Auswahl mehrerer Dokumente wird hier nicht unterstützt.)

2. Gehen Sie entweder in die Vorschau (Kapitel Die Dokumentenvorschau) oder in die Detailansicht (Kapitel Die Dokumenten-Detailansicht).

3. Erweitern Sie das Menü Dokument und wählen Sie Auschecken für MS Office aus:

   • Wenn mehrere Anhänge verfügbar sind, wählen Sie den zu sperrenden Anhang aus dem erweiterten Menü aus.

   • Wenn Sie keine Rechte zur Bearbeitung haben oder das ausgewählte Dokument bereits gesperrt ist, ist die Auschecken Funktion nicht aktiviert.

   • Nach erfolgreichem Auschecken, wird das Dokument direkt in MS Office geöffnet,

     oder (abhängig von Browser-Einstellungen) es wird zum Herunterladen angeboten und Sie müssen es manuell öffnen.

   • In diesem Zustand zeigt die Dokumenten-Ansicht eine Benachrichtigung an:

   

   Abbildung 1096: Benachrichtigung nach erfolgreichem Auschecken in MS Office

4. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Checkout Abbrechen hebt die Dokumentensperre auf. Wenn Sie hier mit Ok bestätigen, können Sie keine Veränderungen mehr aus MS Office veröffentlichen.

  

• Dokument Aktualisieren aktualisiert die Ansicht, um die letzten Änderungen anzuzeigen. Benutzen Sie dies nach einer Veröffentlichung aus MS Office, wenn Sie zurückkehren.

  Weitere Informationen zum Umgang mit MS Office-Dokumenten finden Sie unter [UM OfficeClient].