Arbeiten mit Anhängen von Dokumenten

Es gibt zwei Möglichkeiten, um eine Datei zu einem Dokument hinzuzufügen:

Um eine Datei hinzuzufügen, ist die Berechtigung zum Hinzufügen von Dateien für den entsprechenden Dokumenttyp nötig.

Beachten Sie, dass die maximale Größe und die Liste der zulässigen Dateityp-Erweiterungen von Ihrem Administrator konfiguriert werden können.

Drag & Drop (mit dem Mauszeiger)

Der ImageMaster WorkplaceClient unterstützt Drag & Drop, um Dateien zu einem Dokument hinzuzufügen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

  • Wenn der Dokumentbearbeitungsmodus aktiviert ist, ziehen Sie eine Datei in den Anhänge Bereich (entweder Anhangsvorschau oder Anhangsliste), ein Drop-Bereich erscheint mit der Bezeichnung Dateien Hier Ablegen.

    (Um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen, erweitern Sie das Menü Dokument und wählen Sie die Funktion Bearbeiten. Dies kann entweder in der Dokumentenansicht oder direkt aus der Trefferliste erfolgen.)

    Drag and Drop Bereich, um neue Datein abzulegen mit Attributfeldern daneben

    Abbildung 1079: Datei zum Dokument hinzufügen durch Drag & Drop

    Der Upload beginnt unmittelbar nach dem Ablegen der Datei. Passen Sie bei Bedarf die Felder an, und bestätigen Sie mit Speichern. Nur dadurch wird das Dokument bzw. eine neue Version davon ins Archiv geschrieben inklusive des neuen Dateianhangs. Stellen Sie immer sicher, dass Sie eine Bestätigung erhalten (gemäß Erfolgreiche Aktualisierung), ansonsten, gehen die Änderungen verloren, wenn Sie einfach nur die Ansicht oder den Browser schließen!

  • Wenn die Suche aktiv ist, wird beim Ziehen von Dateien in die Trefferliste mit gedrückter Strg-Taste ein Drop-Bereich angezeigt.

    Wählen Sie Datei an das ImageMaster-Dokument anhängen. Wenn Sie die Datei ablegen, wird das Dokument im Bearbeitungsmodus geöffnet. Die neuen Dateien werden zur Anhangsliste hinzugefügt, und die erste Datei wird automatisch ausgewählt.

    Es ist auch möglich, ein neues Dokument durch Ziehen von Dateien in die Trefferliste zu erstellen. Siehe Neues Dokument erstellen für weitere Details.

Der Upload beginnt unmittelbar nach dem Ablegen der Datei. Passen Sie bei Bedarf die Felder an, und bestätigen Sie mit Speichern. Nur dadurch wird das Dokument bzw. eine neue Version davon ins Archiv geschrieben inklusive des neuen Dateianhangs. Stellen Sie immer sicher, dass Sie eine Bestätigung erhalten (gemäß Erfolgreiche Aktualisierung), ansonsten, gehen die Änderungen verloren, wenn Sie einfach nur die Ansicht oder den Browser schließen!

Drag and Drop in der Trefferliste mit mehreren Drop-Bereichen im Falle einer Mehrfachselektion von Dateien, die abgelgt werden: Der obere Bereich erzeugt ein einzelnes Dokument mit mehreren Anhängen. Der untere Bereich erzeugt mehrere Dokumente, mit jeweils einem Anhang.

Abbildung 1080: Neue Datei in der Trefferliste mit Drag & Drop hinzufügen

Anhang hinzufügen (mit der Taste)

Um eine Datei zu einem Dokument hinzuzufügen:

  1. Aktivieren Sie die Dokument-Bearbeitung durch Erweitern des Menüs Bearbeiten und Auswählen der Funktion Bearbeiten entweder in der Dokumentansicht oder direkt in der Trefferliste.

  2. Klicken Sie auf Anhang Hinzufügen. Es öffnet sich der Dateiauswahldialog Ihres Browsers.

  3. Wählen Sie die gewünschte Datei aus Ihrem lokalen Dateisystem aus, und bestätigen Sie mit Öffnen.

    Sie können normalerweise mehrere Dateien auswählen, indem Sie die Strg-Taste (bzw. Ctrl-Taste) gedrückt halten, während Sie die gewünschten Dateien anklicken. Sie können auch die Shift-Taste während des Klickens benutzen, um einen Bereich von Dateien zu selektieren.

  4. Ändern Sie bei Bedarf Werte in den Eingabefeldern.

  5. Bestätigen Sie die Änderungen mit Speichern.

Klickpfad zum Hinzufügen einer neuen Datei in der Dokumentenansicht: Klicken Sie "Bearbeiten" im oberen Bereich, dann "Anhang hinzufügen". Danach wählen Sie eine Datei zum Hochladen und bestätigen mit Öffnen (Open)

Abbildung 1081: Hinzufügen einer neuen Datei zu einem Dokument in der Dokumentenansicht

Vorschau einer Datei im linken Bereich mit Attributen rechts und Buttons zum Speichern oder Abbrechen unten

Abbildung 1082: Dokumentenansicht mit neu hinzugefügter Datei

Anhang als primär markieren

Es ist möglich, eine angehängte Datei als primären Anhang zu markieren. Der primäre Anhang wird zuerst in der Liste der Anhänge angezeigt und in der Miniaturansicht verwendet. Standardmäßig, ohne eine solche Markierung, entscheidet der Dateiname des Anhangs über die alphabetische Reihenfolge darüber, welcher Anhang zuerst und damit auch als Miniaturansicht angezeigt wird.

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Anhang als primär zu markieren:

Markieren des Anhangs als primär in der Anhangslistenansicht

  1. Aktivieren Sie die Anzeige der Anhangsliste für ein bestimmtes Dokument, indem Sie in der Dokumentenansicht auf das „Plus“-Symbol klicken.

  2. Erweitern Sie das Menü Dokument und wählen die Funktion Bearbeiten aus.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Primären Anhang auswählen“ für den entsprechenden Anhang:

    Vorschau der Datei im linken Bereich in der Listenansicht mit Attributfeldern im rechten Bereich und Schaltflächen zum Speichern oder Abbrechen unten

    Abbildung 1083: Anhang als primär markieren

  4. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen abzuschließen. Für den primären Anhang wird eine Markierung angezeigt:

    Anhangsliste mit Markierung eines primären Anhangs für den ersten Eintrag

    Abbildung 1084: Markierung eines primären Anhangs

Markieren des Anhangs als primär aus der Anhangsvorschau

  1. Öffnen Sie das zu bearbeitende Dokument und gehen Sie zur Anhangsvorschau.

  2. Erweitern Sie das Menü Dokument und wählen die Funktion Bearbeiten aus.

  3. Erweitern Sie das Drei-Punkte-Menü in der Anhangsvorschau und klicken Sie auf Als primären Anhang auswählen:

    Erweitertes 3-Punkte-Menü mit der Liste der Aktionen für den Anhang

    Abbildung 1085: Auswahl eins primären Anhangs aus der Vorschau

  4. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen abzuschließen. Für den primären Anhang wird die entsprechende Markierung angezeigt:

    Erweiterte Anhangsliste in der Funktionsleiste und primäre Anhangsmarkierung neben dem ersten Anhang in der Liste

    Abbildung 1086: Markierung eines primären Anhangs